1. Normatividad aplicable

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A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento Versa Rentalcar Soluciones Integrales está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política.

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• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

• Ley Estatutaria 1266 de 2008.

• Ley 1273 de 2009.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012.

• Decreto 1377 de 2013.

• Decreto 886 de 2014.

• Decreto 1074 de 2015.

• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Contexto y alcance

De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas en las centrales de datos.  Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.

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En Versa Rentalcar Soluciones Integrales como responsables de información, contamos con una regulación especial sobre la Protección de los Datos de nuestros clientes, y definimos procesos y políticas que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información. Versa Rentalcar Soluciones Integrales recibe, registra, conserva, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte y elimina información con la autorización del titular de la misma.

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Los datos nos permiten ofrecer y suministrar información de los productos y servicios para consultar, reportar y actualizar ante los operadores de información y riesgo; actualizar el estado de las relaciones contractuales, dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, prevenir el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, entre otras.

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Así mismo, RENTING COLOMBIA S.A.S. en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al GRUPO BANCOLOMBIA, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la información. 

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3. Destinatarios

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La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales Versa Rentalcar Soluciones Integrales realiza tratamiento de información personal.

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4. Definiciones

 

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de Versa Rentalcar Soluciones Integrales

• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

• Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).

• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

• Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.

• Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

• Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S., ya sea directa o indirectamente.

• Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios rectores del tratamiento de datos personales

Versa Rentalcar Soluciones Integrales se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:

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• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: Versa Rentalcar Soluciones Integraleses consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: Versa Rentalcar Soluciones Integrales tratará los datos con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

• Principio de libertad: Versa Rentalcar Soluciones Integrales tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa, o en ausencia de mandato legal o judicial.

• Principio de veracidad o calidad: La información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. está prohibido el tratamiento de datos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: Versa Rentalcar Soluciones Integrales conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.  Con excepción de la información pública, Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.

• Principio de seguridad: Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

 

6. Autorizaciones

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Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

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El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

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En virtud de su naturaleza y objeto social, Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.

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Datos sensibles

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Para el tratamiento de datos sensibles, Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S informará al titular de los datos lo siguiente:

• Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.

• Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.

• Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.

• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

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7. Finalidades

Las siguientes son las principales finalidades con las que Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. realiza el tratamiento de la información personal:

Clientes y/o usuarios

• Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.

• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.

• Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.

• Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.

• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.

• Recibir información por parte del GRUPO BANCOLOMBIA respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros.

• Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.

• Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza.

• Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.

• Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.

• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.

• Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con cualquier entidad del GRUPO BANCOLOMBIA, con otras entidades financieras o comerciales, con cualquier agente o sujeto del mercado financiero, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.

• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.

• Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.

• Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por el GRUPO BANCOLOMBIA.

• Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.

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8. Duración del tratamiento de datos

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Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por   Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.

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9. Derechos del titular

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Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por  Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. podrán:

• Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que realiza sobre los datos personales.

• Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.

• Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que se presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Versa Rentalcar Soluciones Integrales o RENTING COLOMBIA S.A.S.

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En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

10. Deberes de  Versa Rentalcar Soluciones Integrales

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Como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.

• Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.

• Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.

• Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.

• Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable Versa Rentalcar Soluciones Integrales, cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información.

Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por Versa Rentalcar Soluciones Integrales o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. 

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11. Atención de consultas, quejas y reclamos

Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:

 

• Consultas: Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S.

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De acuerdo con lo anterior Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S. garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.

Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por Versa Rentalcar Soluciones Integrales y RENTING COLOMBIA S.A.S.

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• Reclamos: Corrección, actualización, supresión y revocatoria

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12. Cookies

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Versa Rentalcar Soluciones Integrales en aras de mejorar su servicio en el sitio web y los aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales.

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